Utvekling av informasjon og der mottaker får en viss forståelse av budskapet.
Kommunikasjonsprosessen
I praksis er kommunikasjonsprosess oftere en toveisprosess enn en enveisprosess, fordi det foregår gjensidige tilbakemeldinger og gjensidige tolkninger i et sosialt samspill (Kaufmann & Kaufmann, 2003: 286).
Innkoding
Innkoding handler om hva en person har til hensikt å formidle til en annen person. Det kan være en idé eller tanke, for eksempel en selgers salgsargumenter for produktet han ønsker å selge. Dernest velger senderen den kanal han ønsker å sende budskapet igjennom og velger blant annet om det skal foregå skriftlig eller muntlig (Kaufmann & Kaufmann, 2003: 287–288).
Kommunikasjonskanalen
Dette er den konkrete formidlingsveien for budskapet. Samme hvilken formidlingsvei en bruker vil målet som regel være å sende det innkodede budskapet så nøyaktig så mulig til den som skal motta det. Men slik er det ikke alltid. Et eksempel finner vi hos kunstnere der målet kan være å sende budskap som tvetydig kommunikasjon der publikum aktivt må tolke budskapet selv. Også ledere kan bruke en slik tvetydig kommunikasjon for at medarbeiderne selv skal gjøre seg opp en mening ( Kaufmann & Kaufmann, 2003: 288).
Avkoding
Avkoding er mottakerens oppfattelse eller forståelse av budskapet. I denne prosessen vil det være fare for feiloppfatning av senderens mening. Avkodingsprosessen består av flere delprosesser:
- mottaker må forstå både skriftlige og muntlige ord.
- mottaker må forstå ulike holdepunkter som smil, blikk, gestikulering.
- Man skal lese både det som er på og det som er «mellom linjene».
( Kaufmann & Kaufmann, 2003: 288).
Tilbakemelding
Tilbakemelding er viktig i en toveisprosess. Her kan mottaker overføre et nytt budskap til den opprinnelige senderen. Denne prosessen gjør det mulig for den opprinnelige senderen til å korrigere feiloppfatning. Budskapet sendes frem og tilbake til en får en felles forståelse om hva det dreier seg om. (Kaufmann & Kaufmann, 2003: 288).
Støy
I en kommunikasjonsprosess kan det være ulike forhold som kan være med på å forstyrre formidlingen av budskapet. Dette kalles for støy. Det kan være støy/bråk i bokstavelig forstand eller det kan være språkforskjeller, svikt i konsentrasjonsevne, at flere personer snakker samtidig og at en er stresset (Kaufmann & Kaufmann, 2003: 288).
Et ekspemel er den såkalte hviskeleken. Det sitter opptil 100 personer i en rekke. Den første personen i rekken finner på en historie som han/hun hvisker til nestemann i rekken som igjen hvisker den videre. Målet med leken er at den historien den siste i rekken mottar er identisk med den historien som førstemann lagde. Alle de personene mellom førstemann og sistemann fungerer som støy.
Verbal og nonverbal kommunikasjon
Generelt er det vanlig å skille mellom verbal og ikke-verbal kommunikasjon, de har sine ulike fortrinn og svakheter:
Verbal kommunikasjon er det skrevne og det muntlige ordet. I organisasjoner og i privatlivet er vi avhengig av språklige uttrykksformer. Språket er et sentralt element ved menneskelig natur og atferd. I den verbale kommunikasjonen kan vi skille mellom toveis og enveiskommunikasjon. Toveis kommunikasjon kan være en god måte å overføre et budskap på, spesielt i tvetydige saker av ikke rutinemessig karakter. Situasjonen er personlig, den til veiebringer mye informasjon og gir mulighet for rask tilbakemelding mellom partene. En kan også være personlig dersom det er ønskelig eller påkrevd (Kaufmann & Kaufmann, 2003: 288–289).
Enveiskommunikasjon kan også være svært effektiv med hensyn til at de når fram til mange på en og samme tid. Skriftlig kommunikasjonsmateriell anses for å være en god informasjonskanal selv om toveiskommunikasjon kan være en mer nøyaktig og foretrukken form. En enveiskommunikasjon kan passe best ved rutinemessige karakter og til en større gruppe mottakere (Kaufmann & Kaufmann, 2003: 289).
Talespråket vårt kan være dårlig egnet til å kommunisere viktige sider ved den menneskelige eksistens, for eksempel følelser. Non – verbale tegn kan være mye mer effektive ved en viktig side som formidling av følelser. Slike non- verbale tegn er større grad enn verbalspråket bærere av budskapets emosjonelle innhold. Nonverbal atferd kan enten klargjøre eller forstyrre meningen i den verbale kommunikasjonen. Samtidig som en får mer informasjon, som er positivt i seg selv, for en også større inforasjonsmengde som skal tolkes. Dette kan komplisere prosessen (Grenness, 1999:169).
Bourgoon klassifiserer den non-verbale kommunikasjonen som vi delvis kan manipulere og dermed bruke intensjonelt i følgende kategorier (Grenness, 1999: 171):
- Kroppsbevegelser, gester, ansiktsuttrykk(inkl. blikk) og kroppsholdning
- Paraspråk som trykk, tonehøyde, volum tempo og pauser
- Fysisk utseende – klær, hår og sminke
- Berøring
- Romforhold, fysisk tilstand
- Tidsbruk som punktlighet, ventetid og samværstid
- Symbolske ting som formidler budskap
De viktigste funksjonene til nonverbal kommunikasjon er (Grenness, 1999:
175–176):
- Å erstatte verbal tale i situasjoner hvor vi for eksempel ikke tør eller kan si hva vi mener direkte.
- Å være et positivt komplement og støtte til verbal tale for eksempel smile når vi roser.
- Å utrykke konflikt med verbale tale igjennom dobbeltbudskap, for eksempel si noe annet enn man kroppslig utrykker
- Å regulere verbal tale, for eksempel signaler ved turtaking
- Å definere viktige sosiale forhold mellom deltakere, for eksempel status, makt og nærhet via selvprestasjon og reaksjon på andre.
Det verbale språket og nonverbal kommunikasjon utvikler seg parallelt. De er separate kommunikasjonsformer men er også innvevd i hverandre (Grenness, 1999: 169).
Mestring av non- verbal kommunikasjon er like viktig for kommunikativ kompetanse som mestring av det verbale språket. Mange aspekter av det non verbale har en universell gyldighet og ofte vil disse nonverbale signalene overstyrer verbale tegn (Grenness, 1999: 169).
Av og til har vi behov for å kommunisere om kommunikasjonen verbal metakommunikasjon eller samtale om samtalen. Det kan være gjennom spørsmål som "Hva mente du når du sa det?" eller "Jeg synes du oppfører deg dårlig mot meg". Evne til å metakommunisere er et meget viktig element for å opprettholde en velfungerende kommunikasjon (Baltzersen 2008)